近年来,我市高度重视退役军人人事档案管理利用数字化工作,高水平谋划、高质量推进、高标准落实。目前,全市共完成档案移交和数字化4万余卷,退役军人人事档案移交转接、整理修复和数字化工作走在全区前列。如今,退役军人到所在地的县级退役军人事务部门即可“一站式”查阅个人信息,省时省心又省事。 提前谋划,加快推进数字化建设 及早试点,打造推广样板。2020年9月,我市在全市退役军人服务保障现场推进会上部署安排人事档案工作,明确档案转接、整理和数字化时间要求。同年10月,武宣县按20年存放年限和数量建好档案库房、档案查阅室,并于2021年11月建立个人电子档案,及时录入档案管理系统。目前,武宣已建立数字档案10305件29.8多万页,人事档案工作走在全市、全区前列。其他县(市、区)以武宣县为样板,迅速推广相关工作。 提供保障,建强基础设施。我市投入82.27万元打造9间库房共391.31平方米,配置档案密集架、计算机、扫描仪、打印机等47组(台),预计可满足未来20年的人事档案存放要求。如兴宾区落实13.8万元建设档案库房,实现库房环境智能调控、监控无死角;象州县采取“三同一加”措施(即库房修缮、清点移交、外包采购同步进行,加大人员投入),仅用一个月就完成档案转接、整理,目前正加快推进数字化工作。 档案整理过程中,我市按照相关要求,全力保持档案原样,做好防火、防盗等防护措施,对受损、易损的档案进行修复、复制,并将档案数据备份保存,既保证材料真实、文字清楚、手续齐全,又实现档案永久保存。 坚持“四严”,加强档案规范化管理 严密移交,确保“收得全”。我市组织力量对存放在地方乡镇(街道)、人武部等人事档案全面摸底造册,并对入伍批准书等相关要件严格审查,准确核定对象身份。同时,建立工作清单,制定转接计划,组织双方签字确认,实现档案交接“全程纪实”。目前,全市已完成档案移交41936份,移交率达100%。 严实整理,确保“理得顺”。对编目内容、编制类号和顺序号等进行核对,并将档案材料分为履历、入伍等12大类,按时间先后或内在联系分类固定,复印、扫描纸张破损或字迹不清晰的材料,对纸张不规则、卷角、折皱的档案材料进行技术加工,最后在每份材料首页编写类号和顺序号。目前,全市共完成档案修复约10000份,未发生原始档案遗失、损坏等情况。 严谨立卷,确保“建得好”。精心设计档案盒要素和档案内页目录,使退役军人人事档案明显区别于普通行政文书档案。对人事档案卷宗号进行编号、立卷,确保编排有序、标准相同。以“八个一”工作法为抓手,动态维护和收集完善资料,有效防止材料缺漏项。仅2023年,全市就更新信息0.15万份、复核0.28万份、减员0.31万份。 严格扫描,确保“存得久”。投入133.24万元聘请档案公司,利用专用扫描仪将所有纸质档案逐页扫描,形成数字图像和文本,通过计算机存储、移动硬盘、刻录光盘等方式,完成4万多卷档案数据的备份保存,实现纸质档案和电子档案同步管理。 精细服务,档案查阅省时省力 以往,退役军人查询自身档案须前往地方民政部门或地方武装部,从众多纸质档案翻找个人卷宗,再翻阅卷宗查询需要的材料,耗时又费力。现在,市、县两级设置了免费查档服务窗口,将电子档案挂接到信息管理系统,制定查询复印办理流程,落实专人负责审批、登记、调阅制度,退役军人查询个人档案信息只需出示身份证,即可实现调取、打印“一站式”办理,彻底改变以往“查找过程繁琐、查阅耗时较长”的现象。 不仅如此,我市在每个乡镇(街道)退役军人服务站组建帮代办队伍,为行动不便的人员提供帮代办服务。仅2023年,全市提供免费查档服务770多人次,其中帮代办460多人次。 退役军人人事档案数字化管理方式提供了信息支撑,进一步发挥档案在待遇申请、纾困解困、就业帮扶等方面的查证作用。截至目前,全市开展待遇、安置等档案审核10783卷次,落实符合退役军人自身特点岗位384个。
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